Kinh nghiệm sắp xếp hồ sơ chứng từ kế toán hợp lý

Sắp xếp hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán sao cho hợp lý, thuận lợi cho việc lưu trữ, tìm kiếm và quyết toán thuế sau này là điều mà không phải bạn kế toán viên nào cũng làm tốt. Với kinh nghiệm lâu năm trong việc làm dịch vụ kế toán Kế toán Hà Nội xin chia sẽ  những kinh nghiệm sắp xếp chứng từ, sổ sách kế toán hợp lý.

Kinh nghiệm sắp xếp hồ sơ chứng từ kế toán hợp lý

1. CÁCH SẮP XẾP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN:

a. Đầu vào:
- Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng tiền mặt thì  kèm phiếu chi tiền mặt.
- Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng chuyển khoản thì kèm ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ vào phía sau hóa đơn.
- Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN (đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu  < 100 triệu đồng/năm).
 
b. Đầu ra:
- Hóa đơn bán hàng thu bằng tiền mặt của khách hàng thì kèm phiếu thu. (kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT hoặc liên 2 của hóa đơn bán hàng.)
- Hóa đơn bán hàng khách hàng chuyển khoản thì kèm theo giấy báo có (phô tô)
 
C. Kho:
- Phiếu nhập kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa
- Phiếu xuất kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn bán ra liên 3 hoặc liên 2 đối với hóa đơn bán hàng.
 
d. Chứng từ về thuế:
- Tờ khai thuế GTGT hàng tháng nếu nộp cho cơ quan thuế trực tiếp về công ty bạn phải lưu cẩn thận, sắp xếp theo từng tháng
- Tờ khai thuế GTGT hàng tháng nếu nộp cho cơ quan thuế qua mạng sau khi nộp thành công bạn nên download về 1 bản lưu ở máy.và tải bản chứng minh đã gửi được tờ khai qua mạng do tổng cục thuế gửi vào địa chỉ mail khi đăng ký.
- Giấy nộp tiền thuế môn bài đính kèm với tờ khai thuế môn bài đã nộp ( nếu có)
- Giấy nộp tiền thuế TNDN tạm tính hàng quý.
- Sổ phụ ngân hàng đóng theo tháng hoặc theo năm kèm theo UNC và các giấy nộp tiền
 
Lưu ý: Các bạn đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn.
 
2. CÁCH SẮP XẾP HỒ SƠ KẾ TOÁN:
a. Hồ sơ khai thuế năm:
- Báo cáo tài chính
- Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp
- Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân
 
b. Hồ sơ khai thuế quý:
- Chứng từ nộp tiền thuế Thu nhập doanh nghiệp tạm tính
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân (nếu có)
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng (nếu kê khai theo quý)
 
c. Hồ sơ khai thuế tháng:
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng (nếu kê khai theo tháng).
- Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân (nếu có)
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu theo tháng)
 
d. Hóa đơn:
Nếu là hóa đơn đặt in cần có:
- Hợp đồng in hóa đơn (kèm biên bản hủy kẽm,biên bản giao nhận hóa đơn, thanh lý hợp đồng…)
- Thông báo phát hành hóa đơn
 
e. Các hồ sơ khác gồm:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh
- Tờ khai thuế môn bài
- Mẫu 08 về đăng ký tài khoản ngân hàng.
- Mẫu 06 đăng ký áp dụng phương pháp kê khai tính thuế GTGT .
- Giấy nộp tiền vào ngân sách và bảng kê các khoản phát sinh và nộp ngân sách nhà nước
 
3. CÁCH SẮP XẾP SỎ SÁCH KẾ TOÁN: (hình thức nhật ký chung)
 
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký thu tiền
- Sổ nhật ký chi tiền
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ cái tài khoản: tất cả các TK phát sinh
- Sổ chi tiết tài khoản
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng (chi tiết từng ngân hàng)
- Bảng trích khấu hao tài sản cố định
- Thẻ tài sản cố định
- Bảng phân bổ CCDC
- Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa
- Thẻ kho
- Sổ chi tiết công nợ phải thu
- Sổ chi tiết công nợ phải trả
- Biên bản đối chiếu công nợ đến hết năm tài chính
- Sổ chi tiết tiền vay
Các sổ khác theo yêu cầu quản lý của DN
 
4. CÁCH SẮP XẾP CHỨNG TỪ TIỀN LƯƠNG:

- Hồ sơ của người lao động.
- Hợp đồng lao động.
- Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương…
- Bảng chấm công.
- Bảng thanh toán tiền lương.
- Đăng ký giảm trừ gia cảnh.
- Bảng cam kết 02/CK-TNCN nếu có HĐLĐ dưới 3 tháng mà không khấu trừ 10% thuế TNCN.
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN
- Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động
- Bảng thông báo bảo hiểm và chứng từ nộp tiền BH

5. CÁCH SẮP XẾP CÁC HỢP ĐỒNG:

- Hợp đồng mua vào
- Hợp đồng bán ra
- Tờ khai hải quan (nếu có hàng hóa xuất khẩu).
- Hồ sơ dự toán quyết toán công trình kèm theo bản photo các chi phí liên quan (nếu là DN xây dựng)
- Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
 
Trên đây là những hồ sơ, chứng từ, sổ sách chủ yếu mà các bạn cần quan tâm. Còn tùy theo thực tế của mỗi doanh nghiệp mà có thêm các hồ sơ chứng từ khác như: Hồ sơ tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tài liệu về công nợ...
 
- Các bạn sắp xếp sao cho khi quyết toán Cán bộ thuế hỏi đến cái gì là có thể biết ngay nó ở đâu và tìm ra một cách nhanh nhất!
 
Chúc các bạn sắp xếp hồ sơ, chứng từ, sổ sách kế toán được hợp lý!